Wim van der Mark
Zeven valkuilen in offertes
Veel meest gemaakte fouten in offertes zijn gemakkelijk te vermijden. Uw offertes scoren daarna beslist beter.
1. De klantvraag niet direct beschrijven
Zet de belangrijkste verwachting van de klant in de eerste alinea en besteedt er vervolgens de hele tweede en soms ook derde alinea aan.
2. Veel over uzelf schrijven
Een offerte wordt als maatwerkofferte ervaren als hij over de situatie bij de klant gaat. Houd als vuistregel aan, dat u in offertes tweemaal zo vaak het woord "u' gebruikt als het woord "wij". Dan komt het zeker goed.
3. Clichézinnen gebruiken
In sommige offertes wemelt het ervan. Zo staat in een heleboel offertes nog steeds als slotzin: "Vertrouwende u hiermede van dienst te zijn geweest, verblijven wij". Deze zin is al zeker 40 jaar ouderwets. Het ergste is dat deze zin ook nog de interactiviteit blokkeert.
4 Excuuswoorden schrijven
Hiermee vraagt u alvast excuus voor het niet nakomen van beloftes.
Voorbeelden: "binnenkort; zo spoedig mogelijk; proberen; hopen; zou willen; m'n best doen". Wees concreet en zeg: uiterlijk woensdag; binnen twee dagen
5. In ontkenningen schrijven
Verkopers ontkennen vaak de punten die zijzelf negatief vinden en bereiken daarmee juist dat de klant er aandacht voor krijgt en dezelfde negatieve houding overneemt.
Voorbeelden: Niet schrikken; ik wil niet tegenspreken; u moet niet denken dat....; laten we het niet over zaken hebben.
6. Generalisaties in offertes
Iemand die generaliseert is bang dat de ander hem niet gelooft en wil met een generalisatie het verhaal sterker maken en bereikt daarmee precies het tegenovergestelde.
Voorbeelden van generalisaties zijn: "altijd'; alles; iedereen; nergens; niemand; overal; nooit". Voorbeelden van nuanceringen zijn: "doorgaans; in de meeste gevallen; veel mensen; vrijwel niemand". Nuanceringen komen aanmerkelijk (of altijd?) geloofwaardiger over.
7. Langdradig schrijven
- Lange zinnen
De norm is gemiddeld 15 woord per zin in zakelijke offertes. Dit stuk tekst heeft slechts 8,4 woorden per zin. Dit is simpel te tellen door bij uw spellingcontrole onder "opties" de leesbaarheidsstatistieken aan te vinken. - Lange woorden
In de hiervoor genoemde statistieken staat het aantal tekens per woord. Geeft u als norm 6 tekens. Komt u daarboven, concentreert u zich dan eens op simpeler woorden. Ondanks woorden als "leesbaarheidsstatistieken" bevat dit stuk 5,4 tekens per woord - Tangconstructies
Dit zijn tussen komma's geplaatste tussenzinnen in een zin. Ze maken uw tekst onnodig ingewikkeld. Met een beetje oefenen, ontdekt u deze bijzinnen en maakt er een aparte zin van. In veel gevallen is verwijderen nog beter.
Denk eens aan een maatwerktraining voor uw verkoopteam om direct uw offertes structureel te verbeteren. Een maatwerktraining "Klantgericht offertes schrijven" verdient zich heel snel terug. Meer weten?